「12期」まずは入居時の契約書類を削減をします。

こんばんは、バイスティックケアサービスの塚本です。
弊社は4月から12期に突入しました。
先日ブログにも記載した通り、今期は新しい事業や施設の開設予定はありません。
今期は、既存事業の業務改善・顧客満足度アップ・生産性向上に注力します。

１年間って、あっという間。
大切なのは「スタート」です。
4月がとても重要な月、既にいろいろな取り組みを開始しています。
まずは、「入居契約書類の見直し」から。
現在、入居の契約をする際に必要な書類は、
・入居契約書
・登録事項説明書
・入居重要事項説明書
・生活支援契約書
・生活支援重要事項説明書
・訪問介護契約書（利用する方のみ）
・訪問介護重要事項説明書（利用する方のみ）
・通所介護契約書（利用する方のみ）
・通所介護重要事項説明書（利用する方のみ）
・口座振替依頼書
それぞれの書類に署名捺印が必要です。
更に、医療連携先・連携薬局との契約書類も。
サ高住は、それぞれのサービス毎に契約が必要なため、契約書類が多すぎます。
作成、説明、捺印に多くの時間を要し、
しかし、その労力と顧客理解は比例していません。

その為、書類を大幅に見直すこととしました。
元々、契約書等の法務書類は私が1から作っていますので、
法律的に何をどこまで変えていいのか考えながら、省略をしていきます。
サ高住は行政への登録事業なので行政確認をとり、電子媒体や書類自体をなくすことはできないため、
契約条項や署名捺印箇所の削減、綴じ込み方法変更、可能な限りの署名または押印の廃止など、
契約書類の一新を進めます。

当然、契約の内容を理解していただく必要がありますので、
顧客により説明する時間は異なりますが、
平均契約書締結時間を1時間30分から45分に短縮することを目指します。
事務作業の時間と利用者と触れ合える時間は、トレードオフの関係でもあります。
事務作業の時間を削減することは、結果、顧客満足の向上に繋がると考えています。
今あるものを何も考えず、そのまま使い続けることだってできる。
時代や常識が変化して、今の方法が通用しなくなった時に変えたっていい。
でも、
何も決まりがなかったとしたら、今、何をするだろうか。
縛られるものがなかったとしたら、今、何を求めるのだろうか。
常に「なぜ」と自分に問い正す、そんな常識に囚われない「自由な」考え方を大切にしたい。
そうやって前に進んでいきましょう。