「12月」に行う業務・資料の整理について

こんにちは、塚本です。
弊社は、サービス付き高齢者向け住宅おおるりシリーズの企画運営、自立高齢者のためのシニア賃貸マンションの運営、
高齢者住まい紹介センター事業の運営など、『高齢者が自分らしく生きる』ための住まいのサービスを提供しています。

もう12月。今年も残すところ僅かとなりました。
私のいる本社では「毎年12月に各自の業務等に漏れがないか再確認と整理」をすることにしています。
全施設のシリンダーキーの番号と本数の確認、
入居契約書の保管確認と退去済契約書の整理、
PCのデータと書類の情報の照合、
保存期間の過ぎた書類等の処分、
PC内フォルダの整理、
全施設へ訪問して、施設内共用部の美化、消耗品等の在庫確認、
など。

弊社の場合、各担当が、それぞれの業務に責任をもち、単独で行ってくれています。
自らの業務を次の担当につなぐ場合に、重なりや、チェック機能を設けているので
あまり業務に漏れはありませんが、それでも多忙な業務の中ですと、どうしても小さなミスをすることがあります。
上長がただ押印するようなチェックは、個人的に全く意味のないものだと思っていますが、
こうして一旦流れを止めて、皆で一緒に業務チェックをすることは、
チェックの上、何もミスがなかったとしても必要なことだと思います。

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