【業務支援・コンサル】仕事の流れをスリム＆マニュアル化

こんばんは。
株式会社バイ・スティックケアサービスの塚本です。
弊社も自前でサ高住や介護事業を運営しておりますので、施設運営、介護事業について依頼を受け、業務支援・コンサルティングの仕事をさせていただくことがあります。
そこで今日は施設運営の業務効率化について、アナログですが簡単実践している内容をご紹介します。

介護事業は、安全や記録、状況・経過把握、責任所在などが重要視され、
それらにミスがある度、チェック書類が増えていく傾向があります。
ミスの再発防止＝チェックするということになり、ミスの度に、書類が多くなります。
その多さに今度はチェック書類の漏れがおき、正確さが失われ、管理が出来なくなってくる。
その管理できない不明確な書類を補うべく、また新たなチェック書類をつくる。
人の入れ替えが多く、働く時間もそれぞれな現場では、いつまでたってもその書類管理は徹底することはなく、
同じ問題を繰り返しながら、結局一番正確なのは、いつもいる担当者や管理者の『記憶』になってしまう。
こうなると、もはや何のための書類とそのチェック業務なのかも分からなくなります…。
介護サービス、食事、自費サービス、巡視、服薬、清掃等の一覧表やチェック表、
『それ正確ですか？』と聞いてそうでないものはすべて不要！
業務の流れか、帳票そのものを見直す必要があります。

そんなときは、一度　まとまった時間を作って、じっくり業務を見直してみることをお勧めします。
私が行う見直しの方程式は、
「早番＋遅番＋日勤＋夜勤＋その他業務」− 「削減できる業務」　÷１日の人数　＋アルファ　です。
まずは、『業務の足し算』
まずは朝から次の日の朝まで24時間。15分単位ですべての業務を細かく記録、自らが同行します。
行っているすべての業務を足し算します。
各勤務帯による業務の偏りが分かり、従業員の言っている大変さや不公平さの意味がわかります。
チェック表や帳票の必要性もここでしっかり考えます。
つぎに、『引き算』
不要、過剰、重複する業務が出てきますので、それを思い切って削減します。
法律的に必要な書類や保管期間は把握したうえで、削減できる業務と帳票類を一つひとつ削っていきます。
チェックや一覧等は、確実に管理ができる最小のものに変更します。
一度思い切って削減することが大切です。
つぎに、『割り算』
削った全体業務をシフトに割り振って仕事量をできるだけ均一にします。
勤務帯によってアンバランスだった業務をできるだけ均等になるように、15分のタイムスケジュールの中にいれ、１日のマニュアルを作成していきます。
それを業務が浸透するまで、サポートやモニタリングをしながら様子を見ていきます。
最後に『プラスアルファ』
弱い部分を補うように、または強みをさらに伸ばせるように、必要な業務や帳票をプラスしていきます。
そしてそれを『ルーティン化』
しばらくするとミスがでてきたり、勝手に帳票が増えたりするので上記を定期的に行います。

介護サービスは、人のサービスです！
いそがしい！という中に潜む無駄な部分を省き、机や書類に向かっている時間よりも、入居者様、利用者様と触れ合っている時間を少しでも増やしていくことが最も大切であると思います。

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