『悩み』契約書類を簡素化したい
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株式会社バイ・スティックケアサービス 統括マネージャーの塚本です。 サービス付き高齢者向け住宅 おおるりシリーズを運営するにあたり、 日ごろから、介護ソフト、タブレットの活用による業務効率化、時間の有効活用を心かげています。 しかし、とても大切であるのですが、まだ手をつけれていない悩みが。。 それは、入居時に行う契約書類についてです。 サービス付き高齢者向け住宅は、住宅ですので入居時にそれぞれの契約を締結しなければいけません。 ざっと下記に書き出してみますと、、 ・入居契約書（賃貸借契約書） ・重要事項説明書 ・生活支援サービス基本契約書、自費契約書 ・生活支援サービス基本重要事項説明書・自費重要事項説明書 ・登録事項説明書 ・介護保険サービス（訪問介護など）契約書 ・介護保険サービス（訪問介護など）重要事項説明書 ・口座振替依頼書 ・その他、訪問診療や薬局の居宅療養管理指導の手続きなど じっくりと時間をかけて、そして何回かに分けたりして。 最低でもこれだけの書類に署名捺印を頂くことになります。 説明する側も時間を有し、来る側も時間を割いていただき、一つ一つ全てに記入と押印をいただく。 正直、ご理解いただくために説明する契約書ですが、これだけの契約書の内容を一度に理解いただくのは難しいですし、 まして高齢者の方が自ら契約する場合においては署名捺印の作業はかなりの負担になります。 日本はハンコ文化ですし、私も今までの経験から契約書の大切さは身に染みて分かっています。 また、各契約書は、運営開始前に事前に行政に提出が必要となっており 運営後の定期的に行うサービス付き高齢者向け住宅の立入検査、介護保険施設の実地指導では契約済みのそれらの契約書類の確認があります。 それぞれ保管期間も決まっており、保管する場所も必要となります。 また、サービスの明確化や事故防止のため、必要となる書類は従来よりも増加傾向にあります。 ものすごく非効率なことをしていると感じながらも、無くすことができないものでもあり、現状を変えられない状況があります。 現在、新型コロナウィルスの関係で対面であることの必要性が見直されています。 GMOインターネットグループが印鑑を廃止し、全顧客と電子署名での契約をするというニュースがありました。 https://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20200417-00000075-it_nlab-sci また医療業界についても遠隔診療が一気に広まって来そうです。 介護施設については、やはり会って確認をしたり、話をする必要性も感じますが、現在の契約書類のあり方、やり方には、見直していきたいと思っています。 すぐとはいかないかもしれませんが、行政と相談しながら、弊社としてできる『契約手続きの簡素化』『電子署名』『電子印鑑』など今後は考えていきたいと思います。