入居契約書類の効率化について考える
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こんばんは。 株式会社バイ・スティックケアサービスの塚本です。 以前、ブログにも書きました「入居契約関係書類の簡略化と効率化について」 その一部について行政へ相談し、いろいろと確認していただきましたが 浜松市役所と静岡県庁から回答がありました。 『今回相談した内容』 ◯賃貸借契約書と登録事項説明書等の契約書類をまとめて発行し一つに閉じて署名を一つにする。 そうすることで作成、説明と署名捺印の作業と時間を 効率化させたい。 →高齢者住まい法(契約締結前の書面の交付及び説明) 第十七条 登録事業者は、登録住宅に入居しようとする者に対し入居契約を締結するまでに 登録事項その他国土交通省令・厚生労働省令で定める事項について、 これらの事項を記載した書面を交付して説明しなければならない。 つまり契約締結前に登録事項の書面交付及び説明が必要なのでまとめて発行は不可。 よって賃貸借契約書と登録事項説明書の発行と説明は同時ではいけないとの回答 ◯賃貸借契約書等の契約書面の電子化を検討していきたいが可能か。 →高齢者住まい法 六 入居契約が次に掲げる基準に適合する契約であること。 イ 書面による契約であること。 住まい法で書面による契約と決められており、電子書面は含まれないため不可との回答 両方とも今回のような質問や実例がないため、行政として回答・対応したことがないようで、 現状の問題点を伝え検討をしてくれましたが、やはり難しかったです。 現在、入居契約からサービス開始に至るまで各契約ごとに契約書や重説があり、作成・説明の時間と労力の負担が多く、 入居者のご家族もかなりの時間を使って一つひとつ説明を聞き、署名捺印をしていただいています。 そして、そこで費やした時間や書類の多さ＝理解度とはいっていないのが問題です。 私たちの一番大切な時間は、『実際に入居者と関わったり、サービスを提供する時間』 そういった時間を大切にし、接する時間を増やすためにも、 非効率な事務作業や打ち合わせ、説明時間の削減をしたいと考えています。 人材不足や利益率に悩む中、毎日あるわけでない契約作業をするために事務人員を常駐させている企業さえあります。 いろいろと思うところはあり、今回の返答は残念でしたが、また別の方法を考えます。 弊社ホームページはこちら https://bystickcare.co.jp/ 塚本ブログはこちら https://bystickcare.hamazo.tv/c732885.html